Polityka prywatności wydarzeń Politechniki Wrocławskiej

Politechnika Wrocławska (PWr) jest głównym organizatorem wielu zjazdów, konferencji, targów, spotkań branżowych i dziedzinowych oraz podobnych wydarzeń. Kiedy zdecydujesz się na udział w organizowanym przez nas wydarzeniu niezbędne nam będą Twoje dane osobowe. Ich zakres obejmuje w szczególności imię i nazwisko, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu i inne dane kontaktowe, afiliację czy przynależność organizacyjną i ewentualnie inne – jak Twoje szczególne oczekiwania dotyczące diety lub zapotrzebowania na inne wsparcie ze strony organizatora, szczegóły dotyczące zakwaterowania, informacje o metodach płatności i karcie kredytowej do celów rezerwacji hotelowych oraz itp. potrzebne w celu przygotowania wydarzenia.

Niniejsza polityka prywatności ma na celu poinformowanie użytkownika o tym, kiedy i w jaki sposób PWr może przetwarzać dane osobowe dotyczące Ciebie jako uczestnika wydarzenia i do czego są one wykorzystywane w praktyce. Dostarczamy tu też informacji o prawach osoby, której dane dotyczą.

Tożsamość administratora

O celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, które Państwo podają decyduje administrator, którym jest Rektor Politechniki Wrocławskiej z siedzibą we Wrocławiu przy Wybrzeżu Stanisława Wyspiańskiego 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez formularz i dane umieszczone na stronie pwr.edu.pl/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył osobę pełniącą zadania Administratora Bezpieczeństwa Informacji i Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD), z którym można się kontaktować przez adres e-mail: iod@pwr.edu.pl. Z IOD można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Udostępnianie danych osobowych nie dotyczących Ciebie

Udostępnienie nam cudzych danych osobowych jest dopuszczalne tylko jeśli masz na to zgodę osoby, której dane dotyczą. Ty sam również uzyskując cudze dane powinieneś zastosować rozsądne środki w celu poinformowania tych osób o zasadach określonych w tej polityce.

Cele, dla których PWr gromadzi, przechowuje, wykorzystuje i ujawnia dane osobowe

PWr gromadzi dane osobowe uczestników wydarzeń, które organizuje, lub których jest współorganizatorem - w celu przekazania komunikatów informacyjnych i prezentacji oferty takich wydarzeń i to również gdy w organizację wydarzenia są zaangażowane inne podmioty i sponsorzy.

PWr przechowuje i wykorzystuje dane osobowe w takich celach jak:

• dla udzielenia pomocy organizacyjnej, świadczenia usług informacyjnych, pobytowych i cateringowych
• by utrzymywać kontakt z osobami, których dane dotyczą i odpowiadać na pytania przez nie wysłane
• w celu informowania Cię o statusie związanym z interesującym Cię wydarzeniem;
• dostarczenie informacji o innych usługach towarzyszących, którymi administrator i podmioty z nim powiązane czy współpracujące mogą Cię zainteresować;
• ułatwianie wypełnienia wewnętrznych procedur administratora - w tym wypełnienie obowiązków prawnych;
• przeprowadzenie analiz naszej oferty i potrzeb jej odbiorców w celu dostosowania usług;
• do monitorowania odwiedzin naszych witryn internetowych;
• przekazanie Twych danych dostawcy zewnętrznemu w celu zapewnienia Ci odpowiedniej pomocy i obsługi wyłącznie w związku z interesującym Cię wydarzeniem.

PWr nie ujawnia danych osobowych żadnym innym podmiotom (w tym zagranicznym stronom trzecim). Jeśli wydarzenie, w którym uczestniczysz lub zamierzasz wziąć udział znajduje się poza Unią Europejską a konieczne będzie dostarczenie danych zrobimy co w naszej mocy aby odbyło się to na podstawie odpowiednich instrumentów prawnych gwarantujących że Państwa dane osobowe będą chronione nie gorzej niż na obszarze UE.

Nie dostarczenie niezbędnych nam dla powyższych celów danych osobowych może powodować, że nie będziemy mogli wykonać powyżej opisanych czynności oraz nie będzie możliwe osiągniecie celów takich jak choćby skontaktowanie się z Tobą poprzez unikalny adres e-mail.

Administrator (PWr) nie ujawnia danych osobowych stronom trzecim w żadnym innym celu niż tu przedstawione a w szczególności dla umożliwienia im przesłania niezamówionych materiałów marketingowych. Możemy jednak wykorzystywać i udostępniać dane nie ujawniające tożsamości - pseudonimowane, zmienione lub informacje zagregowane - do celów badawczych, sprawozdawczych czy statystycznych.

Strony internetowe zarządzane przez PWr i prywatność

Pliki "cookies" (tj. pliki tekstowe umieszczane na komputerze podczas pierwszej wizyty na stronie internetowej) są przetwarzane na stronach internetowych PWr. Większość przeglądarek internetowych rozpoznaje takie przetwarzanie i pozwala odmówić lub zaakceptować dzielenie się tymi plikami.

Pliki cookie są używane przede wszystkim w celu podniesienia komfortu korzystania z Internetu. Jeśli odwiedzasz nasze strony internetowe, aby przeglądać lub pobierać informacje, takie jak raporty badawcze lub artykuły, większość z gromadzonych przez nas informacji ma charakter wyłącznie statystyczny (np. domena, z której korzystasz z Internetu, data i godzina wejścia na naszą stronę oraz adres strony internetowej, z której link jest bezpośrednio powiązany z naszą witryną). Nie używamy plików w celu identyfikacji osób korzystających z naszych witryn. Używamy ich, aby nasze witryny były bardziej użyteczne i atrakcyjne dla Ciebie.

Co do zasady nie musisz podawać danych osobowych podczas odwiedzania naszych stron internetowych. Jeśli jednak ubiegasz się o otrzymywanie informacji o naszych usługach lub wydarzeniach wówczas wymagane będzie podanie pewnych danych o Tobie.

Linki do stron internetowych podmiotów i osób trzecich

Nasze systemy informatyczne i strony internetowe mogą czasami zawierać linki do stron internetowych stron trzecich. Te inne strony internetowe nie podlegają naszej polityce prywatności i procedurom. Zdecydowanie namawiamy do ostrożnego przejrzenia takich witryn, aby zapoznać się z polityką prywatności takich podmiotów. PWr nie praktykuje ogólnego popierania, zatwierdzania ani certyfikacji niczyich usług ani też nie poleca usług lub produktów oferowanych na stronach internetowych osób trzecich.

Jak możesz skorzystać ze swoich praw związanych z Twoimi danymi osobowymi

Możesz poprosić o dostęp do swoich danych osobowych. Wszelkie prośby tego rodzaju oraz wnioski o informacje o przetwarzaniu należy składać na piśmie na adres siedziby Administratora (PWr) lub przy pomocy formularza kontaktowego na stronie Uczelni. Przekażemy Ci wówczas stosowne informacje dotyczące Twoich danych, które posiadamy zgodnie z RODO (eng: GDPR) .

Zgodnie z nim prawo do bycia zapomnianym jest dostępne dla każdej osoby czyjej dane przetwarzamy na podstawie udzielonej zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania jakie odbywa się do chwili wycofania zgody. Usunięcie danych jakie następuje w takim przypadku jest nieodwracalne.

Utrzymywanie aktualności Twoich danych

Jeśli uważasz, że jakiekolwiek dane osobowe dotyczące Ciebie są o niedokładne, nieaktualne, niekompletne, nieistotne lub wprowadzające w błąd - możesz zwrócić się do administratora o korektę. Administrator będzie się starać w najkrótszym możliwym terminie zastosować się do Twojego wniosku.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W naszym kraju jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), którego Biuro mieści się pod adresem: Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 869.

Przechowywanie i bezpieczeństwo

PWr przetwarza dane osobowe w formie elektronicznej oraz w wersji papierowej a także stosuje procedury dotyczące wykonywania kopii zapasowych. PWr stosuje niezbędne środki i instrumenty w celu ochrony danych osobowych przed nieautoryzowanym użyciem, dostępem, ujawnieniem i zmianą.

PWr może także przechowywać dane w formie elektronicznej na zewnętrznych i zdalnych serwerach lub w chmurze bezpośrednio lub za pośrednictwem podmiotów gwarantujących odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.

PWr nie przechowuje informacji o kartach kredytowych i debetowych klienta – do obsługi płatności związanych z organizacją wydarzeń Uczelni korzystamy z usług zewnętrznego dostawcy, który zapewnia bezpieczne przeprowadzenie płatności internetowych oraz dostarcza stosowne narzędzie pozwalające obsłużyć takie czynności (portal internetowy).

Dostęp do danych osobowych nich mają wyłącznie pracownicy, którym taki dostęp jest niezbędny w ramach pełnionej funkcji lub do wykonania zadania.

Dane osobowe będą przetwarzane przez PWr przez okres niezbędny do zrealizowania określonych powyżej celów, po czym zostaną zanonimizowane i zniszczone lub zarchiwizowane.

PWr nie ujawni danych osobowych stronom trzecim w jakimkolwiek innym celu niż podstawowy cel zbierania informacji, chyba że:

• osoba której dane dotyczą wyrazi zgodę na takie wykorzystanie lub ujawnienie informacji;
• istnieją uzasadnione przesłanki pozwalające administratorowi udostępnić dane osobowe (w innych celach niż cel pierwotny) w zakresie działań związanych z ochroną żywotnych interesów takiej osoby, realizacją celu publicznego lub w razie niezbędności dla realizacji uprawnionych interesów administratora czy egzekwowaniem prawa.

Prawo właściwe

PWr działa zgodnie z RODO i dla obywateli UE oraz dla ochrony osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością administratora lub ze świadczeniem im usług na obszarze UE.

W razie otrzymania od nas niezamówionej wiadomości - jeśli nie życzysz sobie otrzymywania od nas dalszych wiadomości tego typu, poinformuj nas o tym wysyłając e-mail lub skontaktuj się z nami telefonicznie.

• adres e-mail: kstit@pwr.edu.pl
• telefon: +48 71 320 45 82

Skargi i zastrzeżenia związane z przetwarzaniem danych osobowych mogą być kierowane również do administratora danych. PWr zastrzega sobie prawo zażądania złożenia reklamacji na piśmie.